Buscamos ofrecer un producto en la nube, seguro y confiable que permita el intercambio de información con los proveedores a través de servicios web con procedimientos automáticos y amigables, donde podamos estandarizar los procesos de compras y pagos y generar un vínculo directo entre los requerimientos de la empresa, la administración, el proveedor y el servicio tributario.
El portal opera de la siguiente manera:
Paso 1 Alta en el portal.
- La empresa envía la solicitud de alta de proveedor al portal.
- El portal envía la invitación al proveedor para que pueda acceder con una contraseña temporal y su RFC como usuario para evitar tener proveedores duplicados.
- El proveedor accede por primera vez y cambia la contraseña temporal por una contraseña personal. Dentro de su cuenta el proveedor tiene disponible un PDF con las políticas de pago y de entrega de la empresa y sus datos como correos y datos bancarios.
Paso 2 Alta de facturas.
- La empresa genera una orden de compra y la sube al portal.
- El portal notifica vía correo al proveedor que tiene una nueva orden de compra por surtir y puede descargar el PDF del portal.
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El proveedor genera su factura y sube su XML y PDF al portal con la posibilidad de subir evidencias en PDF en el caso de entregas fuera de planta o casos particulares.
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El portal valida el XML de la factura validando el RFC emisor y receptor, moneda y monto igual a la orden de compra. En caso de no ser los mismos montos pide un comentario al proveedor donde explique el motivo de la diferencia como en el caso de entregas parciales donde el proveedor coloca el número de partidas que está surtiendo.El portal no recibe 2 veces la misma factura, valida la estructura del XML y su estatus en el SAT, al pasar todos los filtros el portal emite un acuse de recibo con un código de barras con la información de la Orden de compra, la factura y los datos de entrega con un mapa digital en codigo QR.
Paso 3 Entrega de Facturas.
- El proveedor entrega su material en la empresa junto con el acuse del portal donde garantiza que su factura está amparada con una orden de compra emitida por la empresa y que su factura fue validada por el portal.
- Leyendo el código de barras la empresa solicita al portal la información y los archivos digitales de la factura.
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El portal envía la Factura CFDi en formato XML y PDF, si es el caso integra en el mismo PDF la evidencia de la factura.
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Con la información recibida la empresa integra automáticamente esa factura validada al departamento de finanzas y notifica al portal el numero de referencia de entrega en alamacen y la fecha de vencimiento de la factura.
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El portal notifica al proveedor que su factura ya fue aceptada y envía el número de referencia de la recepción y la fecha de vencimiento de su factura vía correo, de igual manera el proveedor puede consultar la información del estatus de sus facturas dentro del portal.
Paso 4 Alta de Opinion Positiva.
- La empresa envía la lista de los proveedor que requieren una opinión de cumplimiento positiva para proceder a su pago, garantizando que todos sus proveedores estén al día con sus declaraciones, principalmente para empresas con capital extranjero para temas de devolución de IVA.
- El portal notifica al proveedor que requiere subir su opinión positiva.
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El proveedor sube su opinión de cumplimiento al portal en formato PDF. En caso de que el proveedor tenga complementos de pago pendientes por subir al portal, no podra subir su opinion positiva.
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La empresa consulta en el portal los PDF de las opiniones y decide si es válida o no y el portal notifica al proveedor cualquiera de las dos opciones.
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El portal envía a la empresa la lista de los proveedores de los cuales tiene una opinión positiva y puede proceder a pago.
Paso 5 Alta de Pagos y carga de Complementos de Recepción de Pagos CRPs
- Al momento del pago la empresa envía la lista de pagos al portal, con el detalle de facturas que se están pagando y si necesitan un complemento de recepción de pago o no, poniendo toda esta información a disposición de los proveedores.
- La empresa puede subir opcionalmente la ficha de depósito del banco para que el proveedor pueda revisarla directamente desde el portal.
- El proveedor sube un solo complemento de recepción de pago en formato XML y PDF asociado a un número de folio interno de pago de la empresa.
- El proveedor no puede tener complementos de pago pendientes por subir para poder subir su opinión positiva.
Paso 6 Revisión de Parte Fiscal por la Empresa.
- El departamento de finanzas recibe un correo con lalista de los proveedores que están reconocidos por el SAT como empresas con operaciones ficticias EFOS según el estatuto 69 y 69B.
- También recibe un correo con la lista de las facturas recibidas en el portal un año hacia atrás que se cancelaron. Estos procesos se pueden correr de forma manual por el departamento de finanzas de la empresa aunque el portal corre este proceso en automático mensualmente.
- Cuando el administrador entra al portal recibe notificaciones del buzón tributario con las facturas que requieren autorización de cancelación.
- Desde el portal puede notificar directamente al SAT si acepta o no la cancelación.
Beneficios
- Buscamos que tanto la empresa como el proveedor tengan a su disposición información validada de ordenes de compra, facturas, pagos, complementos de pago, opiniones positivas a través de validaciones directas con el Servicio de Administración Tributaria.
- Ayudamos a disminuir los tiempos de revisión de documentos.
- Garantizar que todos los pagos a proveedores estén amparados y evitar pagos dobles.
- Minimizar papeles al tener todos los documentos en la nube durante un año.
- Ayudamos a revisar los CFDi y estatus de proveedores para temas de declaraciones.
- Dar a la administración la tranquilidad de tener una herramienta fiscal para agilizar revisiones y la conexión directa con el SAT.
Article ID: 53, Created: October 12, 2019 at 1:57 AM, Modified: November 5, 2019 at 10:44 AM